xAI 官方分享如何构建采购砍价机器人 Haggle Bot：已为其节省了超过 10 万美元

先定义职责：怎样才算把工作做好

xAI 给 Haggle Bot 的任务是：充分了解公司的供应商支出，把发现变成有证据支撑的省钱建议，由人作最终决定。

要让 Bot 执行这项任务，还得说明什么样的结果才有用。提示词要求它每次汇报都回答四个问题：

比如，“这家供应商很贵，可以重新谈谈”只是一条线索。有效建议还需要说明合同何时到期、哪些名额没有使用、谁确认可以削减，以及这样做能省多少。缺少信息时，Bot 要继续去找。

这份要求把“帮公司省钱”变成了可以判断完成程度的工作：每项建议都要有金额、有依据、有具体动作。 它也要求 Bot 在允许的内部范围内主动推进，不能每次发现缺口后都停在“需要的话，我可以帮你问一下”。

再接入资料：让它能查清问题

职责写清之后，xAI 给 Haggle Bot 接入了 Slack、Notion、Drive、Gmail、Hex 和 Ramp。它因此能使用内部沟通、文档、数据分析和支出系统，整理出约 125 家活跃供应商的工作档案。

这些资料各自回答不同的问题。账单说明付了多少钱，合同说明买了什么、何时续约，使用记录说明产品是否还在被使用。同事则能解释账面上看不出来的业务需要。

查找闲置软件订阅名额，是这套安排的一个直接例子。这类名额通常叫 SaaS 席位，也就是按用户付费的使用资格。

Haggle Bot 向 IT 团队索取账号分配和最近使用记录，再与付费名单对照。它发现一个产品有 43 个付费席位在过去 90 天没有活动，便把名单交回审核、降级。xAI 报告，这项发现对应 14,220 美元的节省，未注明时间周期。

另一款产品中，它找到每年 85,662 美元的闲置订购项，也就是账单里的具体套餐、功能或授权。由于这款产品按月付费，削减后立即降低了支出。

数据接入之外，还要让 Bot 找得到了解情况的人。有一次，它不知道谁负责供应商关系，就从 Ramp 登记的负责人问起，顺着同事提供的线索继续联系，直到找到能解释实际需求的工程师。

这正是给它一份持续职责的作用：发现没有使用记录时，先找业务负责人核实；第一位联系人答不完整，就继续追问。最终交给人的建议，才有足够的业务背景。

写明判断方法：先核需求，再比价格

能查到资料，还需要知道怎样据此作出采购建议。xAI 在提示词里写入了研究和谈判方法：按实际购买的规格寻找替代品，比较至少三个真实方案，记录报价日期，并把切换成本算进去。

第一步是确认还需要买多少。 续约报价可能把新增名额、附加功能和折扣打包在一起，低单价不代表应该多买。

Haggle Bot 审查一份软件续约方案时，先把报价与当前年化支出对齐，再拆开各项费用。它反对提前增加 150～300 个名额，因为没有使用数据支撑这部分扩张，并向同事索取了最近 60 天的使用情况。

第二步是比较满足同一需求的价格。 聊天套餐的标价不能直接代替企业会议服务报价，按活动场次收费的产品也不能直接与按用户收费的套餐相比。Bot 需要先对齐购买内容，再讨论谁更便宜。

更换现有系统也有成本。在另一项比较中，Haggle Bot 判断，仅为大约 19,000 美元的潜在节省去替换已经投入使用的 106 套会议室设备，不划算。便宜的报价只有连同迁移代价一起计算，才有决策意义。

第三步是先制订谈判计划，再写邮件。 Haggle Bot 要向负责人说明目标价、首次报价、不可接受的条件、愿意交换什么，以及对方拒绝、还价或不回复时如何继续。

提示词还把减少数量与压低单价分开处理：不需要的名额先减掉，谈判重点放在仍要购买、且有议价空间的大项上。否则，拿到折扣之后，公司可能仍在为多余的数量付钱。

xAI 把谈判参数留给组织自行设定，例如开价比内部目标低 5%～10%，且降幅不超过供应商最新报价的 25%。这些是模板示例；真正使用时，要填入自己的目标、底线和允许向外披露的信息。

划清权限：把研究接到采购流程

给 Bot 一份长期职责，也需要规定它在哪里停下来。xAI 允许 Haggle Bot 在预先划定的范围内自行完成内部调查和协调，把对外沟通与商业决定留给人控制。

因此，它可以先完成研究、准备谈判邮件，让人审核后再发送。人还会调整邮件语气和披露信息的程度；例如内部使用情况、项目安排和续约意向，就需要按事先规定处理。

办公用品采购展示了这种分工怎样接入日常工作。xAI 已有一个负责采购执行的 Amazon Bot。Haggle Bot 加入后负责检查需求、比较价格和准备议价，价格确定后再把订单交回 Amazon Bot。

原来的一份技术用品清单按月固定买 20 套。演示对话中，Amazon Bot 被要求改为根据 Slack 中旧金山新人的每周人数调整数量，并进一步确认卫生用品仍按月采购、其他技术清单如何处理，以及提交前要把金额交给人确认。

Haggle Bot 则结合用品消耗速度、楼栋座位信息，以及最近四次订单的报价和购物车，制作可编辑表格。办公室团队可以调整入职人数，查看所需用品数量。

数量确定后，Haggle Bot 在 Amazon、Costco、Uline 和 Walmart 之间比价。先找同款更低价，找不到时再找其他品牌的相当产品，把候选项汇总给人审阅。

这张表把相同数量下的原价、候选价和差额并排列出，方便负责人决定哪些商品值得换、哪些可以继续议价。比较不同包装时，还要折算成每件价格，并核对候选商品的规格。

随后，Haggle Bot 给 Amazon 采购代表起草邮件，附上当天的竞争价格，争取通过企业折扣方案降低具体项目的报价。邮件先交给人审核。

在一次技术用品采购中，这套协作把订单从 14,629 美元降到 6,143 美元，减少约 58%。这是一次订单优化的结果，可能包含比价和替代商品的作用，不能当作所有商品都获得了相同比例的谈判折扣。

这套分工让 Haggle Bot 可以深入调查、准备行动，同时让付款和承诺留在各自的审批与执行流程里。

留下档案：让下一次工作接着做

Haggle Bot 的任务还包括记住调查和决定。xAI 要求它为每家供应商持续保存支出、合同条款、续约日期、负责人、收集到的报价，以及负责人对建议的结论。

被否决的建议也要记录原因。下次再遇到同一家公司，Bot 才能知道此前为什么没有切换供应商，避免重复提出已经讨论过、却不适用的方案。

续约日历则帮助它判断什么时候该行动。提示词要求从账单和合同中维护日历，优先处理进入关注窗口的合同；模板以提前 120 天为例。随着使用量和报价变化，Bot 可以继续补充档案，在合适的时间重新评估。

如果要照着搭建，准备工作可以落在五处：写明长期职责和合格结果，接入数据与内部联系人，写清研究和谈判方法，划定允许动作，最后指定供应商档案的保存位置。xAI 公开的 Haggle Bot 任务提示词 提供了这些填写项。

xAI 目前报告的案例来自较短的使用期，持续运行一年的效果仍是他们接下来希望观察的。已经呈现出的价值是：一份明确的职责，加上资料、判断标准、权限和记忆，能够让 Bot 持续把采购问题查深、把方案准备充分，使人可以把精力放在最终的商业判断上。